Profesyonel düzeyde e-mail pazarlaması ile uğraşanların yasalara uygun toplu e-mail gönderimi konusunda bazı önemli noktalara dikkat etmesi gerekir. Gönderim aşamasında, mailin birkaç kurala uygun olması şartı aranır. Bu şartları sağlamanız hem gönderdiğiniz maili daha anlaşılır yapar hem de kurallara uygun prosedürlerle hareket etmenizi sağlar.
E-mail ile yapılan pazarlama şeklinde, müşteriler kendi istekleriyle vermiş oldukları e-posta adreslerine reklam gelmesini tercih ederler. Firmanızın bilinirliğini ve itibarını daha da artıran bu uygulamada mail bilgisi online ya da fiziki alışveriş sırasında verilir. Bununla birlikte firmalar önceden izin alınmış şekilde oluşturdukları e-posta adresine toplu mail gönderebilirler. İzinsiz olarak gönderilen mailler spam olarak nitelendirilmektedir.
Toplu Mail Gönderiminde Nelere Dikkat Edilmeli?
Toplu mail gönderimi yapacağınızda dikkat edeceğiniz ilk nokta gönderici kısmıdır. Buna göre gönderen bilgisi net olmalı, alıcılar göndericinin kim olduğunu kolayca anlayabilmelidir. Bilinmeyen e-posta adreslerinden ya da kim olduğu net bir şekilde anlaşılamayan e-mail hesaplarından mail atamazsınız. Bu amaçla toplu mail gönderirken gönderici kısmında firmanın ismine yer verebilirsiniz.
E posta gönderirken dikkat etmeniz gereken ikinci nokta konu satırı kısmıdır. Buna göre konu kısmı, ilgili e-postanın içeriğini net bir şekilde yansıtmalıdır. Eğer göndereceğiniz e-posta bir kampanya ile alakalıysa bu durumda siparişlerinizde “kargo bizden, iki al bir öde” gibi konu başlıklarına yer verebilirsiniz. Bunun yanı sıra bir mailin cevabıymış izlenimi vermek adına konu satırına “Re:” ile başlamanız yanlış olacaktır.
Toplu mail gönderiminde dikkat edilecekler arasında üçüncü nokta gönderilen e-postanın reklam olup olmadığının belirtilmesidir. Bu amaçla e-postanızda mersis numarasına ve gönderen bilgisine yer vermeniz gerekir. Verilen bu bilgiler gönderilen e-postanın reklam değil de izinli olduğunu belirtmektedir.
E-posta gönderdiğiniz kullanıcıya abonelikten çıkma hakkı vermeniz toplu mail gönderiminde dikkat etmeniz gereken önemli noktalar arasında yer alır. Buna göre kullanıcılar istedikleri zaman e-posta alımını durdurabilmelidir. Bu amaçla göndereceğiniz e-postanın alt kısmına “abonelikten ayrıl” seçeneği koymanız tavsiye edilir. Bunun yerine kullanıcılara başka bir e-posta adresi vermeniz ya da insanları müşteri hizmetlerine bağlamanız hukuka uygun bir davranış olmayacaktır.
Toplu Mail Gönderiminde Önemli Aşama
Hukuka uygun toplu mail gönderimi için kullanıcılardan e-posta gönderim onayı almanız gerekir. Hiçbir kullanıcıya izinsiz şekilde e-posta göndermek doğru değildir. Online platformlarda bu izin “bilgilerimin üçüncü kişilere reklam amacıyla paylaşılmasını onaylıyorum” yazan kutucuğa işaretleme yapılmasıyla olur. Alınacak bu izin için Checkbox ya da kolay doldurulabilen bir form kullanabilirsiniz.
Mail gönderiminde dikkat edeceğiniz son nokta ise e-posta gönderimiyle ortaya çıkan kayıtları saklamanızla ilgilidir. Şikayete konu olan işlemlerde mevzuata göre ispat yükümlülüğü için e-posta kayıtlarının üç yıl süreyle saklanması önerilir. Bu durum ilerleyen dönemlerde ortaya çıkabilecek bir anlaşmazlıkta zan altında kalmanızın önüne geçer.
Yasalara Uygun Toplu Mail Gönderimi
Yasalara uygun toplu mail gönderimi yapabilmeniz için kendinize izinli pazarlama veritabanı oluşturmanız gerekir. Bunu oluşturabilmek için müşteriler sizden bilgi alma ihtiyacı hissetmelidir. Bu amaçla ürünlerinizi ve sunduğunuz hizmetleri insanlara doğru ve etkileyici bir biçimde aktarmalısınız. İnsanları sitenize çekebilmek adına hediye çeki, indirim gibi çeşitli kampanyalar düzenleyebilirsiniz. Bunun yanı sıra toplu mail gönderimi için e-posta toplarken insanlara çok uzun formlar sunmamanız tavsiye edilir. Bu formlar insanlara sıkıcı gelebileceğinden dolayı ters etki yapabilir. Bu amaçla formda –adı, soyadı, e-posta adresi ve telefon– gibi temel bilgilere yer verebilirsiniz.
